Datenminimierung

Definition

Die Datenminimierung ist einer der sechs Grundsätze der DSGVO nach Art. 5 Abs. 1 lit. c. Sie besagt: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein.

Auf Deutsch: Erheben Sie nur die Daten, die Sie wirklich brauchen. Sammeln Sie nicht “auf Vorrat” oder “weil es schön wäre”.

Eng verbunden mit der Zweckbindung und der Speicherbegrenzung.

In der Praxis

Klassische Verstöße gegen die Datenminimierung in KMU:

• Newsletter-Anmeldeformular fragt Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Telefon — gebraucht wird nur die E-Mail-Adresse
• Bewerbungsformular fragt nach Religionszugehörigkeit ohne Notwendigkeit
• Kontaktformular verlangt Pflicht-Eingabe von Telefonnummer, obwohl Antwort per Mail erfolgt
• CRM speichert Geburtstage aller Mitarbeiter der Kundenfirma — ohne klaren Zweck
• Mitarbeiter-Foto wird auch auf privaten Veranstaltungen automatisch in der Datenbank gespeichert
• Tracking-Cookies sammeln viel mehr Daten als für die Analyse-Zwecke nötig

Wer hier zu viel erhebt, riskiert Bußgelder und gibt Betroffenen einen Hebel für Beschwerden.

Was Sie tun müssen

Pragmatische Umsetzung:

• Jedes Formular auf “Pflicht” vs. “optional” prüfen — Pflichtfelder nur, wenn wirklich nötig
• Im Verarbeitungsverzeichnis je Verarbeitungstätigkeit die Datenkategorien dokumentieren und begründen
• Bestehende Datenbestände prüfen: Welche Felder werden tatsächlich genutzt? Welche sind tote Spalten?
• Löschkonzept: Wenn Daten nicht mehr nötig sind, müssen sie gelöscht werden
• Pseudonymisierung und Anonymisierung als Hebel — statt Originaldaten zu speichern
• Mitarbeiter sensibilisieren: “Lieber weniger Daten in der Mail-Korrespondenz und im CRM”

Im Aufbau-Audit bei Kowoll-Mandanten geht es regelmäßig um die Frage: Welche Daten sind eigentlich überflüssig? Die meisten KMU haben Einsparpotenzial von 20 bis 40 % bei den erhobenen Feldern. Mehr unter Leistungen.