Zweckbindung
Daten dürfen nur für die festgelegten, eindeutigen und legitimen Zwecke verarbeitet werden, für die sie erhoben wurden (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Definition
Die Zweckbindung ist ein Grundsatz der DSGVO nach Art. 5 Abs. 1 lit. b. Sie verlangt, dass personenbezogene Daten für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden.
Konkret: Wenn ein Kunde Ihnen seine E-Mail-Adresse zur Vertragsabwicklung gibt, dürfen Sie ihn damit nicht ungefragt für Newsletter anschreiben oder die Adresse an einen Partner weitergeben.
In der Praxis
Klassische Zweckbindungs-Verstöße in KMU:
- Bewerber-E-Mail wird nach der Absage in den Marketing-Verteiler übernommen
- Mitarbeiter-Daten aus dem HR-System werden für interne “Geburtstags-Rundmails” verwendet, die niemand wollte
- Lieferantenkontakte werden in das CRM kopiert und für Direktmarketing genutzt
- Kundendaten aus dem Webshop werden für Wettbewerbsanalysen an Dritte weitergegeben
- Daten aus einem Gewinnspiel werden nach Ende des Spiels für Vertriebsanrufe genutzt
Ausnahme: kompatible Weiterverarbeitung. Wenn der neue Zweck mit dem ursprünglichen vereinbar ist (z.B. Archivierung für statistische Zwecke), kann die Verarbeitung zulässig sein — Art. 6 Abs. 4 DSGVO regelt die Kompatibilitätsprüfung.
Was Sie tun müssen
Praktische Umsetzung:
- Zwecke der Verarbeitung im Verarbeitungsverzeichnis klar dokumentieren
- Rechtsgrundlage nach Art. 6 je Zweck separat bestimmen
- Datenflüsse zwischen Abteilungen prüfen: Werden HR-Daten ins Marketing weitergegeben? Werden Vertriebsdaten an die Buchhaltung weitergeleitet — und ist das vom Zweck gedeckt?
- Bei neuen Verwendungsideen: Zuerst Kompatibilität prüfen, ggf. neue Einwilligung einholen
- Mitarbeiter sensibilisieren — der versehentliche “Newsletter an alle Bewerber” ist Klassiker
- Tools so konfigurieren, dass Cross-Use von Daten erschwert wird (Rechtekonzept, Segmente)
Wer bei jedem neuen Marketing- oder Vertriebs-Vorhaben kurz die Zweckbindung prüft, vermeidet 80 % der Beschwerden. Bei Kowoll-Mandanten ist diese Prüfung Bestandteil der laufenden Beratung — siehe Leistungen und Kostenmodelle.